As 6 Funções que Você Precisa Dominar no Excel

O Excel tem centenas de funções, e quase ninguém usa mais do que algumas dezenas. Na aula da Hashtag Treinamentos que inspirou este guia, o professor resume a conta assim: quem domina seis funções resolve a grande maioria dos problemas que aparecem no dia a dia profissional. O resto se aprende quando o problema pede.

Este guia passa pelas seis, na ordem da aula, com um exemplo de cada, e termina mostrando como combiná-las, que é onde elas ficam fortes de verdade.

As 6 funções num quadro

1. PROCV: buscar uma informação numa tabela

O PROCV procura um valor na primeira coluna de uma tabela e devolve outra informação da mesma linha. Uma planilha tem o código do produto; outra tem o código e o nome. O PROCV junta as duas, sem você procurar linha por linha. O mesmo vale para achar o nome de um cliente pelo CPF ou o preço de um item pelo código.

=PROCV(valor_procurado; tabela; número_da_coluna; 0)

Com o código em A2 e a tabela de produtos em D:F, com o nome na segunda coluna, a fórmula fica =PROCV(A2;D:F;2;0). O 0 no fim pede o valor exato, que é o que você quer em quase todo caso.

O PROCV tem um limite: ele só devolve colunas à direita da coluna onde procura. Quando a resposta está à esquerda, entra a função seguinte. No Excel do Microsoft 365 e no Excel 2021 em diante, o PROCX também resolve isso, com uma sintaxe mais simples.

2. ÍNDICE e CORRESP: buscar em qualquer direção

São duas funções que trabalham juntas. A CORRESP diz em que posição um valor está numa lista. A ÍNDICE devolve o que está numa posição de outra lista. Juntas, elas procuram numa coluna e devolvem o valor de qualquer outra, à direita ou à esquerda.

F2fx=ÍNDICE(A2:A4;CORRESP(E2;C2:C4;0))

Linha	A	B	C	D	E	F
1	Preço	Produto	Código		Código	Preço
2	49,90	Mouse sem fio	P-104		P-210	129,00
3	129,00	Teclado	P-210
4	899,00	Monitor 24 polegadas	P-305

Leia a fórmula de dentro para fora: CORRESP(E2;C2:C4;0) responde 2, porque P-210 é o segundo código da lista. ÍNDICE(A2:A4;2) devolve o segundo preço. O PROCV não faria essa busca, porque o preço está à esquerda do código.

3. SE e SES: decidir por condição

A função SE responde a um “se isso, então aquilo; senão, outra coisa”. Ela pede três partes: o teste, o que mostrar se ele for verdadeiro e o que mostrar se for falso.

=SE(B2>=7;"Aprovado";"Reprovado")

Com a nota em B2, a célula mostra “Aprovado” para 7 ou mais e “Reprovado” para o resto.

Quando há mais de duas saídas, a saída antiga era colocar um SE dentro do outro. A SES faz isso de forma limpa: testa as condições em ordem e devolve o resultado da primeira verdadeira.

=SES(B2>=9;"Ótimo";B2>=7;"Aprovado";VERDADEIRO;"Reprovado")

4. SOMASES e CONT.SES: somar e contar com critério

A SOMA soma tudo. A SOMASES soma só as linhas que atendem aos critérios que você der, e pode ter vários critérios ao mesmo tempo. A CONT.SES faz o mesmo, mas conta as linhas em vez de somar.

E2fx=SOMASES(C2:C5;A2:A5;"João";B2:B5;"Produto X")

Linha	A	B	C	D	E
1	Vendedor	Produto	Valor		João no Produto X
2	João	Produto X	1.200		1.500
3	Ana	Produto X	800
4	João	Produto Y	450
5	João	Produto X	300

A ordem dos argumentos: primeiro o que somar, depois cada par de “onde olhar” e “o que procurar”. Para saber quantas vendas o João fez do produto X, a fórmula é esta, que devolve 2:

=CONT.SES(A2:A5;"João";B2:B5;"Produto X")

Essas duas são a base de quase todo relatório: na maior parte das vezes, você não quer o total de tudo, quer o total do que importa.

5. Funções de texto: juntar, separar e limpar

Dado que chega de sistema costuma vir bagunçado: nome e sobrenome em colunas separadas, código e descrição grudados, e-mail inteiro quando você só queria o usuário. As funções de texto arrumam isso sem você redigitar nada.

• Juntar: o operador & cola textos. Com o nome em A2 e o sobrenome em B2, =A2&" "&B2 devolve o nome completo, com o espaço no meio. A função CONCATENAR faz o mesmo: =CONCATENAR(A2;" ";B2).
• Pegar o começo ou o fim: ESQUERDA e DIREITA extraem uma quantidade de caracteres de cada ponta.
• Pegar o meio: EXT.TEXTO extrai a partir de uma posição.
• Achar a posição: PROCURAR diz em que caractere está um símbolo, como o @ ou o hífen.

O exemplo da aula combina duas delas para pegar o usuário de um e-mail, tudo o que vem antes do @:

=ESQUERDA(A2;PROCURAR("@";A2)-1)

Com carla.souza@empresa.com.br em A2, a PROCURAR acha o @ na posição 12, e a ESQUERDA pega os 11 caracteres antes dele: carla.souza.

6. DATADIF: o tempo entre duas datas

A DATADIF calcula quantos dias, meses ou anos completos há entre duas datas. A ordem é a data mais antiga, a mais recente e a unidade: "D" para dias, "M" para meses e "Y" para anos.

=DATADIF(B2;HOJE();"Y")

Com a data de admissão em B2, a fórmula mostra há quantos anos completos a pessoa está na empresa, e se atualiza sozinha a cada dia. É útil em RH, em controle de contrato e em qualquer conta de idade ou de tempo de casa.

Dois cuidados. A data inicial tem de ser a mais antiga: invertidas, a DATADIF devolve #NÚM!. Por isso, para saber quantos dias faltam para um prazo, a conta direta =C2-HOJE() é mais segura, porque continua funcionando quando o prazo já passou (e mostra um número negativo). E a Microsoft recomenda evitar a unidade "MD", que pode dar resultado impreciso.

Combinar as funções

Separadas, as seis já resolvem muita coisa. Combinadas, resolvem problemas que pareciam pedir um sistema. Dois exemplos da aula:

Busca que não mostra erro. Quando o código não existe na tabela, a busca devolve #N/D. A SEERRO troca o erro por uma mensagem:

=SEERRO(ÍNDICE(A:A;CORRESP(E2;C:C;0));"Produto não encontrado")

Soma com critério de data. Para somar só as vendas do João, do produto X, nos últimos 30 dias, acrescente à SOMASES um critério sobre a coluna de datas (aqui, a D):

=SOMASES(C:C;A:A;"João";B:B;"Produto X";D:D;">="&HOJE()-30)

O ">="&HOJE()-30 usa o mesmo & das funções de texto para montar o critério “maior ou igual à data de 30 dias atrás”.

Como fixar as seis de vez

O conselho da aula é simples: pegue as planilhas do seu trabalho e aplique. Leia este guia com o Excel aberto, refaça cada exemplo com os seus dados e tente uma combinação nova por semana. Errar a ordem de um argumento e ver o #N/D aparecer ensina mais do que ler a sintaxe três vezes.

Se você ainda está montando a base (o que é célula, como a fórmula começa, SOMA, MÉDIA e formatação), comece pela aula gratuita de 2 horas antes de encarar as seis:

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