Fórmulas Básicas do Excel que Todo Mundo Deveria Saber

Fórmula é o que faz o Excel trabalhar por você. Com meia dúzia delas você resolve a maior parte das contas do dia a dia: somar, tirar a média, achar o maior e o menor valor, montar um ranking e contar itens. Este guia mostra cada uma com um exemplo pequeno, na ordem em que vale aprender.

Antes de tudo: como uma fórmula funciona

Quatro regras valem para qualquer fórmula do Excel:

1. Ela começa com o sinal de igual. Sem o =, o Excel trata o que você digitou como texto.
2. Ela aponta para células, não para números. Escrever =9+13+6 dá o resultado certo hoje, mas, se um dos números mudar, a conta fica velha. Escrever =C2+C3+C4 faz o resultado mudar sozinho quando uma célula muda.
3. Dois-pontos quer dizer “até”, e ponto e vírgula separa as partes. C2:C11 é de C2 até C11. =SOMA(B2:B4;B9) soma de B2 até B4 e, além disso, a B9.
4. Acento conta. No Excel em português, a fórmula é MÉDIA, MÁXIMO e MÍNIMO, com acento. Sem ele, o Excel não encontra a função.

Dois atalhos poupam tempo: digite as primeiras letras da fórmula (=SO) e aperte Tab para o Excel completar o nome; e aperte F2 numa célula para ver a fórmula por trás do resultado, com as células usadas destacadas em cores.

SOMA

A SOMA junta todos os números de um intervalo. É a fórmula mais usada do Excel, e a primeira a aprender.

B7fx=SOMA(B2:B6)

Linha	A	B
1	Vendedor	Vendas
2	Ana	1.200
3	Bruno	800
4	Carla	950
5	Daniel	1.430
6	Elisa	610
7	Total	4.990

Para somar uma coluna que vai crescer com o tempo, use a coluna toda: =SOMA(B:B). O Excel ignora o texto do cabeçalho e soma só os números. Só não escreva essa fórmula dentro da própria coluna B, ou ela tenta somar a si mesma e o Excel acusa referência circular.

Subtração, multiplicação e divisão: os operadores

Não existe fórmula SUBTRAÇÃO nem DIVISÃO. Essas contas usam operadores, como numa calculadora:

• - para subtrair: =B2-B3
• * para multiplicar: =B2*B3
• / para dividir: =B2/B3

B4fx=B2-B3

Linha	A	B
1	Item	Valor
2	Receita	5.000
3	Custo	3.200
4	Lucro	1.800

Divisão costuma dar muitas casas decimais. Para mostrar menos, use o botão Diminuir Casas Decimais, na guia Página Inicial: ele muda só o que aparece, e o valor guardado continua exato.

MÉDIA, MÁXIMO e MÍNIMO

Três fórmulas que andam juntas para resumir uma lista de números:

• =MÉDIA(B2:B6) devolve a média aritmética.
• =MÁXIMO(B2:B6) devolve o maior valor.
• =MÍNIMO(B2:B6) devolve o menor valor.

B7fx=MÉDIA(B2:B6)

Linha	A	B
1	Vendedor	Vendas
2	Ana	1.200
3	Bruno	800
4	Carla	950
5	Daniel	1.430
6	Elisa	610
7	Média	998

A conta sem fórmula: a barra de status

Às vezes você só quer olhar um número, não registrá-lo na planilha. Selecione as células e olhe a barra de status, no rodapé da janela do Excel: ela mostra a soma, a média e a contagem do que está selecionado. Clicando com o botão direito na barra, você liga também o mínimo e o máximo.

A diferença para a fórmula é que o número da barra de status não fica gravado em lugar nenhum. Serve para responder rápido uma pergunta; para o relatório, use a fórmula.

MAIOR e MENOR: para montar rankings

MÁXIMO só devolve o primeiro lugar. Para o segundo, o terceiro ou qualquer posição, use MAIOR. Ela pede duas coisas: o intervalo e a posição que você quer.

B7fx=MAIOR(B2:B6;2)

Linha	A	B
1	Vendedor	Vendas
2	Ana	1.200
3	Bruno	800
4	Carla	950
5	Daniel	1.430
6	Elisa	610
7	2ª maior venda	1.200

A MENOR faz o mesmo ao contrário: =MENOR(B2:B6;1) é a menor venda, e =MENOR(B2:B6;2) a segunda menor. Se você pedir uma posição que não existe, como a sexta maior numa lista de cinco, o Excel devolve o erro #NÚM!.

Uma dica: em vez de escrever a posição dentro da fórmula, aponte para uma célula com o número. Assim você muda o ranking trocando só aquela célula.

CONT.VALORES e CONT.NÚM: para contar

As duas contam células, mas não as mesmas:

• CONT.NÚM conta só as células com número.
• CONT.VALORES conta toda célula preenchida: número, texto, data ou código.

B5fx=CONT.NÚM(B2:B4)

Linha	A	B
1	Vendedor	Vendas
2	Ana	1.200
3	Bruno	sem venda
4	Carla	950
5	Vendas com valor	2

Use CONT.VALORES para saber quantos itens tem uma lista (quantos vendedores, quantos pedidos) e CONT.NÚM para saber quantos têm um valor numérico preenchido.

Copiar a fórmula: referência relativa e absoluta

Raramente você escreve a mesma fórmula linha por linha. Escreve uma vez e arrasta a alça do canto da célula para baixo, ou dá dois cliques nela. Ao copiar, o Excel ajusta as referências: =B2*2 na linha 2 vira =B3*2 na linha 3. Essa é a referência relativa, e quase sempre é o que você quer.

O problema aparece quando a fórmula precisa apontar sempre para a mesma célula, como uma taxa ou um desconto. Aí entra o cifrão, que trava a referência: $B$5 é sempre a B5, para onde quer que a fórmula vá. Essa é a referência absoluta.

C2fx=B2*(1-$B$5)

Linha	A	B	C
1	Produto	Preço	Com desconto
2	Caneta	10,00	9,00
3	Caderno	25,00
4	Mochila	120,00
5	Desconto	10%

Para não digitar o cifrão, clique na referência dentro da fórmula e aperte F4: a cada toque ele alterna entre $B$5, B$5, $B5 e B5.

Os erros mais comuns, e o que cada um quer dizer

Quando uma fórmula não consegue calcular, o Excel mostra um código no lugar do resultado. Cada um aponta para um problema diferente:

• #DIV/0!: a conta dividiu por zero ou por uma célula vazia.
• #NOME?: o nome da função está errado, muitas vezes por falta de acento (MEDIA em vez de MÉDIA).
• #VALOR!: a conta encontrou texto onde esperava número. =B2+B3 dá esse erro se B3 tiver “sem venda”; a SOMA, não, porque ela ignora o texto.
• #REF!: a fórmula apontava para uma célula que foi apagada.
• #####: não é erro. A coluna está estreita demais para o número; alargue a coluna e ele aparece.

Resumo das fórmulas básicas

Veja as fórmulas na aula completa

O módulo 3 da aula gratuita de 2 horas, Fórmulas essenciais, faz cada uma destas fórmulas numa planilha, do porquê de apontar para células até a soma da barra de status. Assistir com o Excel aberto e refazer cada passo é o jeito mais rápido de fixar.

Quais fórmulas aprender depois

Com essas na mão, o próximo passo do básico são as fórmulas de data (DIA, MÊS, ANO e DATA), a ARRED, que arredonda, e duas de texto: CONCATENAR, que junta textos, e TEXTO, que mostra um número ou uma data no formato que você quiser.

Depois vem o nível intermediário, com SE, PROCV e companhia. Se você quer saber o que entra em cada nível, veja a diferença entre Excel básico, intermediário e avançado.

Para ver todas as fórmulas que o Excel tem, abra a guia Fórmulas: na Biblioteca de Funções elas estão separadas por tipo (Financeira, Lógica, Texto, Data e Hora, Pesquisa e Referência, Matemática e Trigonometria). São centenas, e boa parte você nunca vai usar. Comece pelas desta página.

E, quando quiser seguir com as próximas fórmulas na ordem certa, o curso de Excel gratuito da Hashtag Treinamentos organiza as aulas por nível.

Se o plano é ir do básico ao avançado com exercícios corrigidos, alguém para tirar dúvida e certificado, a nossa recomendação é o Excel Impressionador, que avaliamos como o melhor curso de Excel pago. O comparativo com outros cursos, critério a critério, está no guia do melhor curso de Excel.